KI in Ausschreibungen & Angeboten

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00:00:14: Bevor es losgeht, ein Hinweis in eigener Sache.

00:00:17: Bei Promptzeit ist die KI nicht nur Thema sondern macht auch die Arbeit!

00:00:21: Stimmen, Recherche und Redaktion dieses Podcasts sind KI-generiert.

00:00:26: In diesem Sinne viel Spaß mit der Folge.

00:00:32: Ein mittelständischer IT-Dienstleister bekommt freitags um sechzehn Uhr eine achtzigseitige Ausschreibung auf den Tisch.

00:00:40: Abgabe in zwölf Raktagen, einhundertvierzig Einzelfragen davon ein Drittel zu Datenschutz, Zertifikaten und Referenzen.

00:00:50: Zwei Vertriebler, einen Bitmanager und drei Fachabteilungen werden die nächsten zwei Wochen Textbausteine zusammensuchen, die irgendwo in alten Angeboten schon einmal standen.

00:01:02: Genau hier setzen Werkzeuge an, die Ausschreibungen lesen, Fragen extrahieren und Antwortentwürfe aus dem eigenen Wissen vorschlagen.

00:01:11: Die Versprechen sind groß – die Fallstricke gerade im öffentlichen Vergaberecht und bei vertraulichen Unterlagen sind es ebenso!

00:01:20: Eine Bestandsaufnahme zum Stand Juni-swei-tausendsechsundzwanzig.

00:01:24: Warum RFP Antworten so teuer sind?

00:01:28: Das Beantworten von Ausschreibungen ist Wissensarbeit unter Zeitdruck und sie bindet erstaunlich viel Kapazität.

00:01:36: Laut dem jährlichen RFP Response Trends & Benchmarks Report von Loupio, erhoben unter mehr als eineinthausend fünfhundert Unternehmen weltweit in Partnerschaft mit dem Branchenverband APMP lag der durchschnittliche Aufwand pro RFP-Antwort zuletzt bei rund zwanzig Stunden – ein Rückgang um etwa siebzehn Prozent gegenüber dem Vorjahr den der Anbieter wesentlich auf den breiteren Einsatz von Automatisierung und KI zurückführt.

00:02:30: sondern von Personentagen.

00:02:33: Der zweite Kostentreiber ist verstreutes Wissen.

00:02:37: Die Antworten existieren fast immer schon in alten Angeboten im Qualitätsmanagement Handbuch, in Zertifikaten und in den Köpfen der Fachabteilung.

00:02:47: Sie sind nur nicht auffindbar.

00:02:49: Branchen-Schätzungen vor allem aus dem Anbieterumfeld gehen davon aus dass sich in vielen Ausschreibungen sechzig bis achtzig Prozent der Fragen über die Zeit wiederholen oder stark ähneln.

00:03:01: Loupio, Schrägstrich Iris AI branchenüblicher Richtwert, zweitausendfünfundzwanzig nicht unabhängig validiert.

00:03:11: Wer keine gepflegte Antwort Bibliothek hat schalt dieselben Passagen zu Informationssicherheit Referenzprojekten und Liefertreue immer wieder neu.

00:03:21: Der dritte Punkt Es geht um echtes Geld.

00:03:26: Im selben Lupio-Report gaben die Befragten an, dass Ausschreibungen im Schnitt rund siebenunddreißig Prozent des Unternehmensumsatzes beeinflussten.

00:03:36: Ein fünf Jahres hoch!

00:03:41: Für viele B-Zweibedienstleister, Industriezulieferer und Planungsbüros ist die RFP Antwort kein lästiger Nebenprozess sondern der zentrale Vertriebskanal.

00:03:53: Entsprechend selektiver gehen Teams vor.

00:03:57: Die Zahl der bearbeiteten Ausschreibungen sanglaut report auf rund onehundertdreiundfünfzig pro Jahr, von zuvor einhundertfünfundsebzig, während sich go-no-go Prozesse stärker durchsetzen.

00:04:13: Was KI im Angebots und Ausschreibungsprozess übernimmt?

00:04:18: Die heute verfügbaren Werkzeuge greifen an fünf Stellen in den Prozess ein und es lohnt sich, sie auseinanderzuhalten.

00:04:25: Weil Nutzen und Risiko je Schritt sehr unterschiedlich ausfallen.

00:04:31: Erstens die Ausschreibung lesen.

00:04:34: Sprachmodelle erfassen lange unstrukturierte PDF-Dokumente Leistungsverzeichnisse und Eignungskriterien Und fassen Sie zusammen.

00:04:45: Aus Achtzig Seiten wird eine strukturierte Übersicht Fristen Lose Muss und Kannkriterien geforderte Nachweise.

00:04:56: Zweitens Anforderungen und Fragen extrahieren.

00:05:00: Das System zieht aus dem Fließtext eine maschinenlesbare Frageliste, die Grundlage für die Arbeitsteilung im Bit-Team und den späteren Vollständigkeitscheck.

00:05:10: Dieser Schritt ist vergleichsweise risikoarm weil er den Originaltext strukturiert statt neue Inhalte zu erfinden.

00:05:19: Drittens Antwortentwürfe aus internem Wissen.

00:05:24: Hier liegt der eigentliche Hebel.

00:05:26: Per Retrieval Augmented Generation durchsucht das Werkzeug die eigene Antwortbibliothek und frühere Angebote und schlägt Entwürfe vor.

00:05:37: Entscheidend ist das Wort Entwurf.

00:05:40: Das Modell formuliert einen Vorschlag, der auf belegbaren Quellen beruhen soll – nicht eine fertige verbindliche Zusage.

00:05:53: Wurde jede Frage beantwortet?

00:05:56: Liegen alle geforderten Nachweise bei?

00:05:59: Sind Formvorgaben, Zeichenlimits, Pflichtformulare, Gliederung eingehalten?

00:06:05: Formfehler führen im öffentlichen Vergaberecht regelmäßig zum Ausschluss bevor das Angebot inhaltlich überhaupt bewertet wird.

00:06:13: Eine automatische Checkliste ist hier oft wertvoller als jeder formulierte Textbaustein.

00:06:19: Willkommen im Werbeblock von Promptzeit!

00:06:21: Hier kommen Angebote und Partner, die zu ihrem Business passen einfach zurücklehnen kurz zuhören gleich geht es mit dem Podcast weiter Und jetzt... Werbung.

00:06:33: Freitag nach Mittag

00:06:34: Auf Ihrem Tisch liegt ein Ausschreibungsfragebogen.

00:06:37: Zwei hundert Fragen Abgabe am Montag.

00:06:41: Die Antworten stehen längst irgendwo im Haus In alten Angeboten in Referenzlisten im Geschäftsbericht.

00:06:48: Nur eben nicht an nur

00:06:50: einer Stelle.

00:06:54: Sie laden die Unterlagen hoch, Tender erkennt die Fragen, geht sie einzeln durch und beantwortet sie aus ihrem eigenen Wissensbestand – in der Originalnummerierung im Originalwortlaut in der original Sprache.

00:07:09: Zu jeder Antwort sehen sie, aus welchem Dokument sie stammt und wenn eine Frage offen bleibt sagt ihnen Tender warum.

00:07:16: Entweder fehlen die Daten oder ihnen fehlt die Berechtigung.

00:07:21: Alles läuft auf ihren eigenen Servern, kein Dokument verlässt ihr Haus.

00:07:26: Abgeschickt wird nichts automatisch – Die Abgabe entscheiden sie!

00:07:51: Reife Werkzeuge zeigen, woher ein Entwurf stammt und markieren ihre eigene Unsicherheit.

00:07:57: Antworten mit niedriger Belegdichte werden zur manuellen Prüfung markiert.

00:08:02: Diese Funktion ist kein Komfort sondern Voraussetzung dafür dass ein Mensch verantwortungsvoll freigeben kann.

00:08:23: Responsive, vormals RFP.io, Quvidian sowie spezialisiertere oder neuere Lösungen wie Omboot und AutoRFP.ai.

00:08:35: Funktional ähnen sie sich im Kern Zentrale Antwortbibliothek Workflow für Teamfreigaben KI-gestützte Entwurfserstellung.

00:08:45: Die Verbreitung von KI in diesem Segment ist hoch.

00:08:49: Laut Lupio nutzten zuletzt rund achtundsechzig Prozent der befragten Proposalteams generative KI im Antwortprozess.

00:08:58: Doppelt so viele wie im Vorjahr – Lupio, zwei tausendfünfundzwanzig.

00:09:03: Auch das ist ein Anbieter-Benschmark unter überwiegend größeren oft nordamerikanischen Organisationen.

00:09:10: Die Zahl für den Dachmittelstand dürfte niedriger liegen.

00:09:14: Für viele Mittelständler ist die zentrale Frage jedoch nicht der Funktionsumfang sondern wo die Daten liegen.

00:09:22: Vergabe und Angebotsunterlagen gehören zum sensibelsten, was ein Unternehmen besitzt – Kalkulationsgrundlagen, Einkaufspreise, Personalstrukturen, Referenzen.

00:09:34: Wer diese Inhalte in einen US-Clouddienst gibt muss Datenschutz, vertragliche Vertraulichkeit und gegebenenfalls Drittlandtransfer sauber regeln.

00:09:45: Vor diesem Hintergrund tritt der Lokale beziehungsweise souveräne Ansatz als sachliche Option unter mehreren auf.

00:09:54: KI-Modelle, die im eigenen Rechenzentrum oder bei einem EU-Anbieter mit nachweisbarer Datenhaltung in der Union betrieben werden.

00:10:03: Der Vorteil liegt in der Kontrolle über sensible Unterlagen.

00:10:07: Der Preis ist meist höherer Betriebsaufwand und gegebenenfalls eine etwas schwächere Modellgüte als bei den größten Cloudmodellen.

00:10:17: Diese Abwägung ist keine Glaubensfrage, sondern eine Risikoentscheidung.

00:10:22: Für eine öffentlich-einsehbare Standardreferenz mag die Cloud genügen – für eine wettbewerbskritische Preiskalkulation in einem laufenden Verfahren spricht vieles für die lokale Verarbeitung.

00:10:46: Ohne kuratierte, aktuelle und freigegebene Inhalte produziert auch das beste Modell nur überzeugend klingende Lückenfüller.

00:10:54: Erst die Datenbasis dann das Werkzeug.

00:10:59: Die Fallstricke Soreal der Effizienzgewinn ist.

00:11:04: drei Risiken entscheiden darüber ob KI im Bieterprozess hilft oder schadet.

00:11:11: Vertraulichkeit der Vergabeunterlagen.

00:11:14: Angebotsunterlagen sind Geschäftsgeheimnisse im Sinne des Geschäfts-Geheimnisses.

00:11:19: Bei personenbezogenen Daten greift zusätzlich die DSGVO.

00:11:25: Wer Kalkulationen oder Referenzen unbedacht in einen externen Dienst lädt, riskiert nicht nur Bußgelder sondern den Verlust des Wettbewerbsvorteils.

00:11:36: Vor dem ersten Upload muss geklärt sein – wo werden die Daten verarbeitet?

00:11:42: Werden sie zum Modelltraining genutzt Und deckt das ein Auftragsverarbeitungsvertrag?

00:11:48: Halluzinierte Zusagen in rechtsverbindlichen Angeboten.

00:11:53: Ein Angebot ist eine rechtsverbintliche Willenserklärung.

00:11:57: Erfindet ein Modell, einen nicht vorhandenen Zertifizierung etwa ISO-Siebenundzwanzigtausendeins, ein Scheindreferenzprojekt oder eine Leistungszusage die das Unternehmen nicht halten kann Drohnausschluss Schadenersatz oder im öffentlichen Bereich der Vorwurf der Torschung.

00:12:17: Generative Modelle formulieren auch falsches Souverän.

00:12:21: Daraus folgt die wichtigste Regel dieses Beitrags Kein KI-Entwurf geht ohne menschliche Freigabe in ein Angebot.

00:12:30: Die KI liefert den Entwurf Ein verantwortlicher Mensch prüft und zeichnet ihn Quellen und Konfidenz anzeigen sind die Werkzeuge dieser Kontrolle.

00:12:41: kein Ersatz für sie.

00:12:44: Gleichbehandlung und Transparenz im öffentlichen Vergaberecht.

00:12:50: Das deutsche Vergaberecht, GWB-VGV verpflichtet öffentliche Auftraggeber zu Gleichbe Handlung & Transparens.

00:12:59: Für die Vergabestelle heißt das – setzt sie KI zur Bewertung von Angeboten ein müssen Kriterien nachvollziehbar und diskriminierungsfrei bleiben.

00:13:10: Eine intransparente KI-Bewertung wäre angreifbar.

00:13:15: Für Bieter ist die KI dagegen Hilfsmittel und unkritisch, solange die abgegebenen Inhalte wahr- und durch einen Menschen verantwortet sind.

00:13:25: Hinzu kommt die schiere Relevanz des Fels.

00:13:32: Vergabestatistik, Auswertung.

00:13:48: Das tatsächliche öffentliche Beschaffungsvolumen wird deutlich höher auf über dreihundertfünfzig Milliarden Euro jährlich geschätzt.

00:14:00: EU-weit geben über zweihundert fünfzigtausend öffentliche Stellen rund vierzehn Prozent des BIP etwa zwei Billionen Euro pro Jahr für Aufträge aus.

00:14:12: Europäische Kommissionen.

00:14:16: Wer in diesem Markt mitbietet, kann sich Formfehler und Falschangaben am wenigsten leisten.

00:14:22: Das

00:14:22: war's wieder für heute und wir hoffen sie konnten etwas Nützliches aus der Folge ziehen!

00:14:27: Wir das sind Ella...

00:14:28: ...und Helmut.