KI im Büroalltag

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00:00:14: Bevor es losgeht, ein Hinweis in eigener Sache.

00:00:17: Bei Promptzeit ist die KI nicht nur Thema sondern macht auch die Arbeit!

00:00:21: Stimmen, Recherche und Redaktion dieses Podcasts sind KI-generiert.

00:00:26: In diesem Sinne viel Spaß mit der Folge.

00:00:28: KI

00:00:29: im Büroalltag.

00:00:31: Die strategischen Fragen rund um souveräne KI, Compliance, Hardware, Architektur füllen die ersten Seiten des gedruckten Magazins prompt Zeit.

00:00:43: Im operativen Alltag entscheidet eine andere Frage darüber ob ein KI-Projekt trägt.

00:00:49: Was haben die Mitarbeitenden konkret davon ab dem nächsten Montag?

00:00:54: Erhebungen aus deutschen Mittelstandsunternehmen Sprechen von durchschnittlich eins Komma fünf Stunden Zeitersparnis pro Person und Tag, verteilt auf eine handvoll widerkehrende Aufgaben.

00:01:06: Dokumentensuche, E-Mail Zusammenfassung Übersetzung Klassifizierung.

00:01:11: Wir haben acht Anwendungen geordnet vom größten Hebel nach unten.

00:01:17: Erstens Dokumenten Suche über alle Systeme Dreißig bis Sechzig Minuten am Tag.

00:01:23: Der mit Abstand größte Hebel Und gleichzeitig der Unauffälligste Klassische Suche im Unternehmen ist Keyword basiert.

00:01:32: Wer den genauen Aktenzeichen nicht im Kopf hat, findet das Dokument nicht.

00:01:37: Semantische Suchen funktioniert anders!

00:01:40: Was haben wir damals mit dem Lieferanten X wegen der Toleranzen vereinbart?

00:01:44: Liefert die richtige Vertragsergänzung auch wenn dort weder Lieferant noch Toleransen wörtlich stehen.

00:01:52: Voraussetzung – Die Plattform muss alle relevanten Quellen erreichen.

00:01:57: SharePoint Confluence, Mailpostfächer, ein DMS, eventuell SAP-Anhänge, Netzlaufwerke.

00:02:05: In den meisten mittelständischen Häusern reicht es nicht nur Microsoft-Dreihundertfünfundsechzig zu durchsuchen – die Hälfte des Unternehmenswissens liegt außerhalb!

00:02:17: Zweitens.

00:02:18: Email und Meeting-Zusammenfassungen.

00:02:21: Zwanzig bis vierzig Minuten täglich.

00:02:24: Eine durchschnittliche Bürokraft erhält achtzig bis einhundertzwanzig Mails pro Tag und nimmt an drei bis fünf Meetings teil.

00:02:33: Wer am Freitagabend zurückblickt und versucht, die Action-Items der Woche zu rekonstruieren, kennt das Problem.

00:02:40: KI liefert Zusammenfassungen mit klar markierten Aufgaben – wer macht was?

00:02:45: Bis wann!

00:02:47: Bei eingehenden Mails ein zwei Zeilen Abstract vor der Mail im Posteingang, das in zehn Sekunden klar macht ob die Mail jetzt zu öffnen ist oder bis Dienstag warten kann.

00:02:59: Voraussetzung im sensiblen Bereich?

00:03:02: Die Verarbeitung muss lokal oder zumindest in einer EU-konformen Umgebung laufen.

00:03:08: Mail-Inhalte mit personenbezogenen Daten in einer US-Cloud-Zusammenfassung sind eine DSGVO-Lücke, die Kollegin spart zwanzig Minuten.

00:03:17: Das Unternehmen riskiert das Bußgeld.

00:03:21: Dritte – automatische Übersetzung im Kontext.

00:03:25: Fünfzehn bis dreißig Minuten pro Tag.

00:03:28: Dieb L hat den Übersetzungsmarkt zwei tausend siebzehn neu geordnet.

00:03:34: KI-gestützte Übersetzung im Unternehmenskontext geht einen Schritt weiter.

00:03:39: Eine Übersetzung kennt den Firmen Jagon, die internen Produktnamen – die typischen Kundenansprachen.

00:03:46: Eine englischsprachige Konzernmail an die deutsche Tochter wird so übersetzt dass die internene Begriffe stimmen und der Empfang weiß das Q-III Review hier intern.

00:03:57: Quartalsdurchsprache heißt Im Klinikbereich ein Sonderfall.

00:04:03: Übersetzungen von Patienten Dokumenten oder Befunden sind besondere Kategorie nach Artikel neun DSGVO.

00:04:11: CloudTools sind hier außerhalb klar EU-konformer Konstellationen nicht zulässig.

00:04:40: KI erzeugt aus einem Briefing alle vier Varianten in zwei Minuten.

00:04:45: Die menschliche Aufgabe verschiebt sich vom Schreiben zum Redigieren und das ist deutlich schneller.

00:04:52: In Marketing- und Vertriebsabteilungen liegen hier die größten Tagesersparnisse.

00:04:59: Fünfte Automatische Dokumentenklassifizierung Zehn bis zwanzig Minuten pro Tag.

00:05:06: indirekt Eingehende Dokumente per Mail Per Upload, gescannt werden automatisch verschlagwortet, klassifiziert und in das richtige System geleitet.

00:05:19: Eine Rechnung landet im ERP ein Vertrag im Vertragsmanagement eine Bewerbung im HR-Tool.

00:05:27: Die Zeitersparnis je Einzeldokument ist klein.

00:05:30: Im Jahresblick wird sie groß vor allem in Häusern mit hohem Posteingang.

00:05:36: Klassifizierungsgenauigkeit moderner KI In spezialisierten Setups, eingeschränkte Domäne, klare Dokumenttypen bis siebenundneunzig Prozent.

00:05:51: Die übrigen Fälle gehen in eine Prüfschleife – eine sinnvolle Stelle an der die Verantwortliche entscheiden statt fehlerhafte Auto-Routings zu erlauben.

00:06:10: Heute eine Routine, die KI vorbereitet.

00:06:14: Eingehende Standardverträge werden gegen interne Vorgaben gespiegelt – Abweichungen markiert, kritische Klauseln, Haftung, Gerichtsstand, Vertraulichkeit extrahiert.

00:06:26: Die Rechtsabteilung bekommt eine vorgeprüfte Vorlage statt eines Stapelspapier.

00:06:32: Wichtig!

00:06:33: Die KI ersetzt nicht die juristische Bewertung sie beschleunigt die Vorarbeit.

00:06:40: Bei komplexen Mandats oder M- und A-Verträgen bleibt die menschliche Prüfung tragend.

00:06:46: Im Standard NDA-Geschäft des Mittelstands ist die KI Vorarbeit oft achtzig Prozent der Sache.

00:07:08: Alle reden über KI im Unternehmen.

00:07:11: Aber Hand aufs Herz!

00:07:13: Wollen Sie wirklich, dass Ihre Verträge, Angebote und Personaldokumente in einer fremden Cloud landen?

00:07:21: Kondbox Vault ist die KI für Ihr Unternehmenswissen – und sie läuft komplett in Ihrem eigenen Rechenzentrum.

00:07:29: Vault verbindet SharePoint, Teams, SAP und über vierzig weitere Systeme beantwortet Fragen ihrer Mitarbeiter in Sekunden und verteilt Wissen automatisch, per Mail, Messenger oder Bildschirm.

00:07:43: Ihre Daten bleiben bei Ihnen – DSGVO-konform ISO-Siebenundzwanzig Nullnull Eins zertifiziert Und statt unkalkulierbarer Cloud-Kosten zahlen Sie einen planbaren Festpreis bis zu seventy-fünf Prozent günstiger als Cloudalternativen.

00:08:01: Mehr als tausend gesparte Arbeitsstunden im Jahr ohne Kontrollverlust.

00:08:06: CONTBOX WORD Jetzt Demo an Fragen auf www.volt.contbox.com.

00:08:19: Siebtens

00:08:20: Automatische Informationsverteilung.

00:08:23: Eine Geschäftsleitungsmail an alle Mitarbeiter erreicht in der Praxis dreißig bis vierzig Prozent der Belegschaft.

00:08:31: KI-gestützte Verteilung filtert relevant.

00:08:34: Eine Information über eine neue Schichtregelung erreicht die Schichtarbeitenden nicht das gesamte Verwaltungspersonal.

00:08:42: Eine Änderung am Bestellprozess geht an Einkauf und Disposition, nicht ans Marketing.

00:08:48: Die Trefferquote steigt – und die Mail-Müdigkeit sinkt!

00:08:52: In Verbindung mit Displayanzeigen im VJ in der Werkshalle oder im Pausenraum erreicht eine Information auch die Mitarbeitenden ohne PC Arbeitsplatz.

00:09:03: Stichwort Achtzig Prozent der globalen Belegschaft arbeitet ohne PC.

00:09:08: Detail dazu auf der nächsten Doppelseite.

00:09:13: Achtens!

00:09:14: Wissensicherung bei Personalwechsel.

00:09:17: Wenn eine Mitarbeitende geht, geht ihr wissen mit.

00:09:20: Das gilt für die explizite Dokumentation Für die impliziten Routinen Für das Netzwerk an Kontakten.

00:09:28: KI kann zumindest den expliziten Teil retten.

00:09:32: Alle Mails, Notizen, Projektablagen, Skype-Verläufe der ausscheidenen Personen werden in eine durchsuchbare Wissensbasis überführt.

00:09:41: Was vorher bei Eva auf dem Laufwerk lag liegt jetzt im Unternehmenssystem und ist für die Nachfolge auffindbar.

00:10:03: Automatische Klassifizierung und Übersetzung in einem Big Bang Rollout startet, lernt nichts und überfordert die Nutzerinnen.

00:10:12: Besser einen Use Case sechs Wochen lang gutmachen dann den nächsten!

00:10:18: Falsche Kanäle.

00:10:20: Eine KI, die in einem separaten Browser-Tab lebt wird nach drei Wochen vergessen.

00:10:26: Eine KI, die im Outlook Add-in in der Teams Seitenleiste oder im SharePoint Suchfeld lebt wird täglich genutzt.

00:10:35: Keine Kommunikation an die Belegschaft!

00:10:38: Wir haben jetzt KI eingeführt – ist keine Einführung.

00:10:43: Die meisten Pilotprojekte scheitern nicht an der Technik sondern daran dass die Nutzerinnen nicht wissen was die KI für sie kann.

00:10:53: Was beim Auswahlgespräch zu prüfen ist.

00:10:57: Drei Fragen, die jeden Anbieter unbequem machen und die deshalb wichtig

00:11:04: sind.

00:11:21: Wo werden die Daten verarbeitet?

00:11:24: EU-Region ist nicht gleich EU-konform.

00:11:28: Eine schriftliche Zusicherung über die Datenpfade inklusive eventueller Subunternehmer gehört in den Vertrag.

00:11:37: Was passiert mit unseren Daten im Modelltraining?

00:11:41: Bei seriösen Anbietern ist die Antwort nichts, bei manchen Standard-Cloud Produkten ist die antwort werden mittrainiert sofern opt out nicht aktiviert ist.

00:11:53: Den Unterschied muss man schriftlich haben

00:11:57: was sich nicht mit Zeitersparnis messen lässt.

00:12:01: Die Zeitersparnis-Zahlen sind die Kennzahl, die im Vorstand zieht.

00:12:05: Die Wirkung in der Belegschaft sitzt aber an anderer Stelle.

00:12:09: Drei Effekte, die sich kaum quantifizieren lassen und doch in jedem produktiv laufenden Setup beobachtbar sind.

00:12:18: Geringere Frustration.

00:12:20: Mitarbeitende, die zwei Stunden lang ein Dokument gesucht haben und nicht finden, sind nicht nur onehundertzwanzig Minuten weniger produktiv – sie sind danach auch frustriert!

00:12:32: Eine funktionierende KI-Suche nimmt diesen täglichen Reibungsverlust aus dem Alltag.

00:13:02: sofort beantwortbar sind.

00:13:32: Das war's auch schon wieder mit unserer heutigen Ausgabe!

00:13:35: Wir hoffen, es war etwas Interessantes für Sie

00:13:45: dabei.